Administratieve bijlage / dossierstuk (Model No. 14 van Algemene Zaken). Februari en maart 1940. [Stempel linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 46^A / 2 / 1 1940.
DOORGEZONDEN: 23/2-40.

[Handgeschreven rechtsboven:]
Ph Stam 43
rapport
26-2-'40
deMaar [paraaf]

[Handgeschreven midden:]
Van deze prijsopgave heb ik
nota genomen. -
Hoogachtend,
[Handtekening: Ph Stam]
1 - 3 - '40

[Handgeschreven linksonder:]
opbergen
4-3-'40
deMaar [paraaf]

[Drukwerk linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een officieel administratief formulier dat gebruikt werd om de circulatie en afhandeling van poststukken binnen een organisatie (waarschijnlijk een overheidsinstantie of groot bedrijf) vast te leggen.

De chronologie van de afhandeling is als volgt:
1. 23 februari 1940: Het hoofddocument (waarschijnlijk de prijsopgave zelf) wordt doorgezonden.
2. 26 februari 1940: Er wordt een aantekening gemaakt bij een rapport (mogelijk nummer 43) door een medewerker genaamd De Maar.
3. 1 maart 1940: Ph. Stam bevestigt schriftelijk dat hij kennis heeft genomen van de prijsopgave.
4. 4 maart 1940: De Maar geeft de instructie "opbergen", wat betekent dat de administratieve handeling voltooid is en het stuk het archief in gaat.

Het handschrift is een vlot, zakelijk cursief dat kenmerkend is voor de vroege 20e eeuw. Het document dateert van vlak voor de Duitse inval in Nederland (mei 1940). De referentie "Alg. Zaken Model No. 14" wijst op een gestandaardiseerde bureaucratie. De code "10.000-10-1937-1016" in de voettekst is een drukkerij-indicatie: een oplage van 10.000 stuks, gedrukt in oktober 1937, met ordernummer 1016. Dit soort formulieren was essentieel voor de 'audit trail' in een tijd waarin alle communicatie nog via fysiek papier verliep. De prijsopgave waar naar verwezen wordt, zou betrekking kunnen hebben op de inkoop van materialen of diensten in een periode van toenemende mobilisatie en economische spanning. Ph. Stam (ondertekenaar) de Maar (vermoedelijke administrateur/archivaris).