Ambtsbrief / Interne correspondentie. 1 mei 1940. De Directeur (vermoedelijk van een gemeentelijke dienst). [Rechtsboven, handgeschreven:]
Fr. Rijpkema [?]

[Midden boven, stempel:]
(G)

HG.

46A/10/7 H.
n 2

1 Mei 1940.

Contract E. van Heekeren.

den Heer Wethouder
voor de Levensmiddelen,
A l h i e r .

Onder terugzending van het met Uw apostille no. 291 L.M. 1940 d.d. 19 April jl. ter zegeling en teekening ontvangen contract (in duplo) heb ik de eer U beloofd te verzoeken de onderteekening door den heer Burgemeester te willen bevorderen. Daarna zal ik gaarne de beide exemplaren terug ontvangen teneinde voor registratie en uitreiking van één exemplaar aan de wederpartij te doen zorgdragen.

De Directeur, * Inhoud: Het document betreft de administratieve afhandeling van een contract met een zekere E. van Heekeren. De Directeur stuurt het contract (in tweevoud) terug naar de Wethouder van Levensmiddelen. Het contract was eerder voorzien van een 'apostille' (kanttekening of beschikking) voor zegeling en ondertekening. De Directeur verzoekt de Wethouder nu om de handtekening van de Burgemeester te faciliteren. Na ondertekening moeten de stukken terug naar de Directeur voor registratie en verstrekking aan de tegenpartij.
* Taalgebruik: Het betreft formeel, ambtelijk Nederlands van voor de spellinghervorming van 1947 (zie woorden als "teekening", "onderteekening" en de naamvallen in "den heer").
* Terminologie:
* Apostille: In deze context een korte ambtelijke aantekening op een stuk.
* L.M.: Waarschijnlijk de afkorting voor de afdeling 'Levensmiddelen'.
* d.d. 19 April jl.: 'de dato 19 april jongstleden' (van de datum 19 april laatstleden).
* In duplo: In tweevoud. * Historische context: De datum van de brief, 1 mei 1940, is zeer opmerkelijk. Dit is slechts negen dagen voor de Duitse inval in Nederland (10 mei 1940). Ondanks de internationale spanningen en de naderende oorlog, ging de dagelijkse bureaucratie van het gemeentebestuur gewoon door.
* Bestuurlijke context: De brief illustreert de hiërarchische en procedurele gang van zaken binnen een Nederlandse gemeente in die tijd. Een contract kon pas definitief worden na tussenkomst van een wethouder en de uiteindelijke handtekening van de burgemeester. De nadruk op de wethouder van 'Levensmiddelen' wijst op het belang van de voedselvoorziening en distributie in een periode waarin Nederland al gemobiliseerd was en rekening hield met schaarste.