Getypte ambtelijke brief/notitie (doorslag of concept). 1 april [19]40. De Directeur (waarschijnlijk van een gemeentelijke dienst of instelling). 1                                      1 April                           x40
46A/12/3                     den Heer Wethouder voor de
Alhier.                          Levensmiddelen,

hij heeft zich daar tevoren niet aan een strafbaar feit
schuldig gemaakt.

                                                                    De Directeur, Het betreft een kort fragment van een formele brief of een interne ambtelijke mededeling. De tekst is zakelijk en bondig. De kern van de boodschap is een verklaring omtrent het gedrag van een niet nader genoemde mannelijke persoon ("hij"). De directeur bevestigt dat deze persoon voorheen geen strafbare feiten heeft gepleegd.

Dergelijke verklaringen waren gebruikelijk bij sollicitaties, het verlenen van vergunningen of andere administratieve processen waarbij de betrouwbaarheid van een persoon getoetst moest worden. Het feit dat het gericht is aan de "Wethouder voor de Levensmiddelen" suggereert dat de persoon in kwestie mogelijk een rol ambieerde binnen de voedselvoorziening of distributie. De datum, 1 april 1940, plaatst dit document in de uiterst gespannen periode vlak voor de Duitse inval in Nederland (10 mei 1940). In deze tijd was de Nederlandse overheid al volop bezig met de voorbereiding op een mogelijke oorlogssituatie.

De "Wethouder voor de Levensmiddelen" was een cruciale functie in die tijd, aangezien de distributie van voedsel en eerste levensbehoeften al deels was voorbereid of zelfs al was ingevoerd (zoals voor suiker in 1939). Integriteit van het personeel dat betrokken was bij de voedselketen was van vitaal belang om fraude en zwarte handel te voorkomen. Dit document is een tastbaar overblijfsel van de bureaucratische processen die destijds werden doorlopen om de orde en betrouwbaarheid binnen de overheidsdiensten te waarborgen.