Administratief voorblad of geleidebiljet (Algemene Zaken Model No. 14). [Linksboven, in stempel/kader]:
B I J B L A D V A N :
M. No. 68 / 3 / 1 1940.
DOORGEZONDEN: 7 / 5 - 140.

[Rechtsboven, handgeschreven]:
Hr. Sijpkens [doorgestreept met rode pen]
Hr. Muller.
daarna kennisgenomen
vS [geparafeerd]

[Rechtsboven, stempel]:
- 9 MEI 1940

[Midden, handgeschreven]:
retour Raadhuis
17 / 5 - 140 [Handtekening/Paraaf, mogelijk 'Jb']

[Linksonder, gedrukt]:
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document fungeerde als administratieve "looplijst" voor een dossier of bijblad.
1. Dossieridentificatie: Het document hoort bij dossier 68/3/1 uit het jaar 1940.
2. Routering: Het stuk werd op 7 mei 1940 doorgezonden. Het was aanvankelijk bestemd voor de heer Sijpkens, maar diens naam is doorgehaald en vervangen door de heer Muller.
3. Ontvangst en Afhandeling: Op 9 mei 1940 (de dag vóór de Duitse inval) werd het stuk afgestempeld voor ontvangst of verwerking. De aantekening "daarna kennisgenomen" met paraaf wijst op een formele afsluiting van de lezing door de betrokken ambtenaren.
4. Archivering: Uiteindelijk werd het stuk op 17 mei 1940, vlak na de Nederlandse capitulatie, teruggestuurd naar het Raadhuis voor definitieve opberging of verdere verwerking. De data op dit document zijn historisch zeer beladen. De stempel van 9 mei 1940 markeert de allerlaatste dag van vrede in Nederland vóór de Duitse invasie op 10 mei. De aantekening "retour Raadhuis" op 17 mei 1940 valt precies in de week na de Nederlandse capitulatie (14-15 mei).

Het document illustreert de continuïteit van de civiele bureaucratie: terwijl het land in een existentiële crisis verkeerde en bezet werd, bleven de dagelijkse administratieve processen – zoals het rondsturen en paraferen van stukken – gewoon doorgaan. De overgang van vrede naar bezetting is hier letterlijk zichtbaar in de datering van de ambtelijke stappen. M. No