21 februari 1940. Nº 69 / 1 / 2 M. 1940 4/z

Voorstel tot aanschaffing van stalen archiefstellingen.

Een der kamers van de zolderverdieping van het ingangsgebouw

doet dienst als archiefruimte. In deze ruimte worden de dagelijks binnen-
komende archiefstukken (stocks van kwitantieboeken etc.) tijdelijk bewaard
en gesorteerd. Daarna worden deze stukken in het archiefboek ingeschreven
en op het groote archief op den zolder opgeborgen.
~~Deze~~ [Handgeschreven: Eerstbedoelde] kamer is echter niet van stellingen voorzien en de archief-
stukken moeten daarom op den grond worden neergelegd. Daar de tijd ontbreekt
om de archiefstukken dadelijk bij het binnenkomen te doen inschrijven en
op te bergen is de grond dikwijls geheel bezet met stapels boeken en verdere
bescheiden.
Mijns inziens kan deze toestand niet langer bestendigd blijven
en is het dringend noodzakelijk dat langs twee zijden van deze kamer stalen
stellingen worden aangebracht. De kosten, die ruw geschat f 150,- à f 200,-
kunnen bedragen, zouden mijns inziens ten laste van het bouwcrediet kunnen
worden gebracht (zie ook voorstel, verbetering loketten).
Een andere doch duurdere oplossing zou zijn: het aanbrengen van
stalen stellingen in de kamer, die thans als typekamer dienst doet en het
inrichten van de archiefkamer tot typekamer. De kamer, die thans als ar-
chiefruimte wordt gebruikt is grooter dan de typekamer en biedt dus voor
typen en copieëren ruimere gelegenheid. Het daglicht, dat op deze kamer door
hoog aangebrachte ramen ontvangen wordt, is echter voor typewerkzaamheden
beslist onvoldoende. Door het aanbrengen van zij- of dakramen zou hierin
verbetering gebracht moeten worden. Bovendien zouden de bestaande licht- en
telefoon-aansluitingen verplaatst moeten worden.

                                        Amsterdam, 21 Februari 1940.

                                        [Handtekening] *   **Inhoud:** Het document betreft een intern memo of voorstel gericht aan een directie of bestuur. De auteur signaleert een probleem met de tijdelijke opslag van archiefstukken (met name kwitantieboeken). Omdat er geen stellingen zijn, liggen de documenten op de grond, wat onhoudbaar wordt geacht.

• Oplossingen:
  1. Directe oplossing: Het plaatsen van stalen stellingen in de huidige ruimte (geraamde kosten: 150 tot 200 gulden).
  2. Alternatieve oplossing: Een functiewissel tussen de archiefkamer en de typekamer. Dit wordt als duurder gezien vanwege de noodzaak voor betere lichtinval (nieuwe ramen) en het verplaatsen van nutsvoorzieningen (elektra en telefoon).
• Taalgebruik: Formeel, ambtelijk Nederlands van voor de oorlog (bijv. "den grond", "groote", "bestendigd blijven").
• Status: Het document bevat een handmatige correctie ("Eerstbedoelde" in plaats van "Deze"), wat wijst op een zorgvuldige nalezing door de opsteller. * Tijdsbeeld: Het document is gedateerd op 21 februari 1940, slechts enkele maanden voor de Duitse inval in Nederland (mei 1940). De administratieve processen lijken op dat moment nog hun normale gang te gaan.
• Organisatie: Hoewel de specifieke organisatie niet direct uit de tekst blijkt, wijst de term "ingangsgebouw" en de aard van de stukken (kwitantieboeken) vaak op een publieke instelling, een groot nutsbedrijf of een faciliteit zoals een begraafplaats of dierentuin (bijvoorbeeld Artis in Amsterdam heeft een bekend 'Ingangsgebouw').
• Technologie: Er wordt gerefereerd aan een "typekamer", wat herinnert aan een tijdperk waarin typemachines de standaard waren voor tekstverwerking en specifieke ruimtes vereisten vanwege het lawaai en de behoefte aan goed daglicht. De nadruk op stalen stellingen in plaats van houten wijst op een modernisering van de brandveiligheid en duurzaamheid in archieven in die periode.