Administratieve verklaring / Interne notitie. 20 augustus 1941. [Handgeschreven, rechtsboven:]
U. Müller
verzonden 20/8

[Getypt:]
10/2/6 M 20 Augustus 1941.

    Ondergeteekende verklaart hiermede, dat onderstaande

vier quitanties niet in handen der schuldenaren zyn geweest.

                                    De Directeur,

No.3970
No.3971
No.3972
No.3973 Het document is een korte, zakelijke verklaring waarin wordt vastgelegd dat vier specifieke kwitanties nooit bij de beoogde schuldenaren terecht zijn gekomen. Dit is administratief van belang; als een kwitantie "in handen der schuldenaren" is, dient dit normaliter als bewijs van betaling. Door officieel vast te leggen dat dit niet het geval is, behoudt de instantie de juridische of boekhoudkundige claim op het openstaande bedrag.

De tekst is opgesteld in de destijds gebruikelijke spelling (zoals "Ondergeteekende" en "zyn"). Er is geen handtekening geplaatst onder de titel "De Directeur", wat erop wijst dat dit een dossierkopie of een doorslag kan zijn. De handgeschreven aantekening rechtsboven ("U. Müller, verzonden 20/8") dient waarschijnlijk voor de interne registratie van verzending of archivering door een specifieke medewerker. Het document dateert van augustus 1941, midden in de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode was de bureaucratie rondom financiële transacties en bezittingen zeer strikt, vaak als gevolg van de diverse verordeningen van de bezetter.

Dergelijke administratieve stukken zijn veelvuldig terug te vinden in archieven van banken, verzekeringsmaatschappijen of overheidsinstellingen uit die tijd. De naam "Müller" in de kantlijn zou kunnen wijzen op een Duitse functionaris (Verwalter) die toezicht hield op de organisatie, of simpelweg een administratief medewerker. Zonder verdere context van het omliggende dossier is niet direct te herleiden of deze kwitanties betrekking hebben op reguliere bedrijfsactiviteiten of op de onteigening van tegoeden (bijvoorbeeld van Joodse burgers), wat in 1941 op grote schaal plaatsvond via instanties zoals de LIRO-bank.