Administratief voorblad of geleideformulier (zogenaamd "Bijblad"). Linksboven (invulveld):
BIJBLAD VAN:
M. No. 20/29/1 1940
DOORGEZONDEN: 17/7

Rechtsboven (handgeschreven notitie):
Dit schrijven op 19-7-40 voorloopig
mondeling afgedaan: thans geen
tijd om over deze zaken te praten.
Ovb.
19-7-40 WRaes [?]

Linksonder (drukwerk):
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document is een standaard administratief formulier dat werd gebruikt voor de interne routing en registratie van poststukken binnen de Nederlandse overheid. Uit de stempel linksboven blijkt dat een specifiek dossier (nummer 20/29/1) op 17 juli 1940 is doorgezonden.

De handgeschreven notitie van 19 juli 1940 geeft een inkijkje in de ambtelijke praktijk van die tijd. De schrijver (mogelijk een ambtenaar met de achternaam Raes of Raas) geeft aan dat de zaak voorlopig mondeling is afgedaan omdat er op dat moment simpelweg geen tijd was voor verdere bespreking ("thans geen tijd om over deze zaken te praten"). Dit duidt op een hoge werkdruk of een noodzaak tot snelle afhandeling van dossiers. De datum, juli 1940, plaatst dit document in de eerste maanden van de Duitse bezetting van Nederland. Hoewel de Nederlandse ministers naar Londen waren gevlucht, bleven de secretarissen-generaal en het ambtelijk apparaat in Den Haag onder Duits toezicht doorwerken. De gehaaste toon van de aantekening kan een reflectie zijn van de bestuurlijke herstructurering en de onzekere, drukke omstandigheden waarin ambtenaren zich bevonden direct na de capitulatie. Het gebruik van "Model No. 14" uit 1937 toont aan dat de bestaande bureaucratische infrastructuur en voorraden papier in de vroege bezettingstijd ongewijzigd in gebruik bleven. M. No