Administratief bijblad/geleideformulier van een Nederlands overheidsorgaan. Juni 1940. [Linksboven, in gedrukt kader]
BIJBLAD VAN:
M. No. 18/477 1940
DOORGEZONDEN: 10/6

[Rechtsboven, handgeschreven]
Afschrift maken
en dit in een
enveloppe zenden
aan Insp. Gaikema
14-6-40 ap.

[Rechtsonder, handgeschreven]
15/6-'40 verzonden
[paraaf]

[Linksonder, gedrukt]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve proces: Dit document diende als registratie- en instructieblad voor de behandeling van een specifiek dossier (nummer 18/477 van het jaar 1940).
* Instructies: Op 14 juni 1940 is de instructie gegeven om een kopie ("afschrift") te maken van het bijbehorende hoofddocument en dit te versturen naar een zekere "Inspecteur Gaikema".
* Afhandeling: Een dag later, op 15 juni 1940, is het document daadwerkelijk verzonden, wat met een aparte aantekening en paraaf is bevestigd.
* Datering: De data (juni 1940) vallen in de eerste weken van de Duitse bezetting van Nederland, vlak na de capitulatie in mei 1940. Dit formulier is afkomstig van het Ministerie van Algemeene Zaken ("Alg. Zaken"), het departement dat onder direct gezag van de voorzitter van de ministerraad viel. Het gebruik van "Model No. 14" uit 1937 wijst op een gestandaardiseerde werkwijze binnen de Nederlandse bureaucratie van voor de oorlog die tijdens de eerste bezettingsmaanden werd voortgezet. De referentie naar "Insp. Gaikema" duidt waarschijnlijk op een functionaris binnen de politie of een specifieke overheidsinspectie die bij de betreffende zaak betrokken was. De exacte aard van dossier 18/477 kan zonder het hoofddocument niet worden vastgesteld, maar dergelijke bijbladen werden vaak gebruikt voor de interne logistiek van gevoelige of belangrijke correspondentie. Gaikema (Inspecteur) M. No Politie