Getypte brief (doorslag of kopie). 20 augustus 1942. De Directeur (van een niet nader genoemde gemeentelijke dienst). Den Heer Wethouder voor de Arbeidszaken, Raadhuis, Alhier. [Rechtsboven:]
vB/HB.

[Midden boven, handgeschreven:]
Extra

[Adressering:]
den Heer Wethouder
voor de Arbeidszaken,
Raadhuis,
A l h i e r .

[Datum en kenmerk:]
8A/53/2 M. 20 Augustus 1942.

[Onderwerp:]
Sportvereenigingen.

[Inhoud:]
Naar aanleiding van Uw circulaire d.d. 15 Augustus j.l.
No.1330 Arb. 1942, heb ik de eer U te berichten, dat bij het perso-
neel van mijn dienst geen vereenigingen of clubs ter beoefening van
een der takken van sport bestaan.

[Ondertekening:]
De Directeur, Dit document is een formele ambtelijke reactie van een diensthoofd aan een wethouder. De taal is uiterst hoffelijk en bureaucratisch ("heb ik de eer U te berichten"). De essentie van de brief is een 'negatieve melding': de directeur rapporteert dat er binnen zijn specifieke gemeentelijke dienst geen sportverenigingen of clubs actief zijn onder de werknemers.

De brief is getypt met een schrijfmachine op dun papier, wat typisch is voor correspondentie uit die tijd. De spatiering in het woord "A l h i e r" werd destijds vaak gebruikt ter nadruk of als formele conventie voor lokale adressering. De datum van de brief, 20 augustus 1942, plaatst dit document midden in de Tweede Wereldoorlog tijdens de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode trachtte de bezetter, vaak via Nederlandse meewerkende bestuursorganen, steeds meer grip te krijgen op het maatschappelijk leven en de vrijetijdsbesteding van burgers (gelijkschakeling).

De circulaire van 15 augustus 1942 (waarnaar verwezen wordt) was waarschijnlijk een inventarisatie van alle bestaande sportorganisaties binnen de overheid. Dit kon verschillende doeleinden hebben:
1. Controle: Het in kaart brengen van groepen die buiten direct toezicht bijeenkwamen.
2. Organisatie: Het eventueel verplicht onderbrengen van deze clubs bij door de bezetter gecontroleerde sportbonden.
3. Personeelsbeleid: Informatievoorziening voor de wethouder van Arbeidszaken betreffende de sociale samenhang en fysieke gesteldheid van het gemeentepersoneel.

Gezien het jaartal 1942, waarin de repressie en de controle op verenigingen sterk toenamen, moet deze schijnbaar onschuldige administratieve handeling gezien worden in het licht van de totale controle die de autoriteiten over de bevolking wensten uit te oefenen.