Handgeschreven overzicht van kantoorbezetting ("Situatie Kantoren") met latere annotaties in rood potlood. 13 november 1943 (geannoteerd als "Adam 13 Nov '43") met een stempel van ontvangst/verwerking op 24 november 1943. (Linkerkolom)
Situatie Kantoren Hal.
2e verdieping Oost.
97 onverhuurd
98 idem.
99 Eetloakaal C.V.V.
100 kantoor C.V.V.
101 Alg. Verb. van volkstuinders
102 archief
113 id [idem]
114 id
115 dienst M.W.
116 id
117 id
118 Wehrmacht.
119

(Rechterkolom)
Gp. Müller
2e verdieping West.
122 Sigarenmakers
123 Soc. Zaken
124 id
125 id
126 id
127 id
x 138 opslag afbraak sigarenmakers
139 Sigarenmakers
140 id
x 141 opslag afbraak sigarenmakers
+ 142 Soc. Zaken.
x 143 ex-droogkamer
144 id.

(In rood potlood onderaan, met verwijzingslijnen naar de kamers)
door Gem archief
gehuurd en
nu in gebruik
wegens gebrek aan
materiaal v. stellingen
G.A. verzoekt de beschikking
over deze kantoorlokalen
te behouden

(Annotaties rechtsonder)
Adam 13 Nov '43
[Handtekening, onleesbaar]
24 NOV 1943 [Stempel]
S16. [Paars potlood] Het document biedt een momentopname van de ruimteverdeling op de tweede verdieping van een groot Amsterdams overheidsgebouw tijdens de Duitse bezetting in 1943. De lijst is verdeeld in een oostvleugel en een westvleugel.

Opvallend is de mix van gebruikers:
1. Duitse bezetter: Kamer 118 is in gebruik door de Wehrmacht.
2. Gemeentelijke diensten: Sociale Zaken (Soc. Zaken) en Maatschappelijk Werk (M.W.) beslaan een aanzienlijk aantal kamers.
3. Wartime organisations: De C.V.V. (waarschijnlijk de Centrale voor de Voedselvoorziening) heeft een kantoor en een eetlocaal.
4. Beroepsgroepen: De sigarenmakers en volkstuindersvereniging hebben hier hun onderkomen.

De rode annotaties zijn cruciaal. Ze geven aan dat het Gemeentearchief (G.A.) kamers in gebruik heeft genomen (waarschijnlijk de met x en + gemerkte kamers 138-144) als noodopslag. De reden hiervoor is een "gebrek aan materiaal v. stellingen", wat typerend is voor de schaarste in oorlogstijd; omdat er geen nieuwe archiefstellingen gebouwd konden worden, moest men uitwijken naar reguliere kantoorkamers om archiefstukken op te slaan. Er wordt expliciet verzocht om het behoud van deze ruimtes. Dit document illustreert de logistieke druk op de Amsterdamse binnenstad tijdens de Tweede Wereldoorlog. Grote gebouwen zoals de Beurs fungeerden als verzamelpunten voor zowel civiele als militaire administratie. De aanwezigheid van de Wehrmacht direct naast gemeentelijke diensten en sociale instellingen was de dagelijkse realiteit.

De datum (november 1943) valt in een periode waarin de schaarste aan materialen (zoals hout voor stellingen) en ruimte nijpend werd. De archivering van bevolkingsregisters en andere administratieve bescheiden was in deze periode van groot belang voor zowel de bezetter (voor de Arbeitseinsatz en vervolging) als de gemeente zelf. De noodzaak om "kantoorlokalen" als opslagruimte te gebruiken, toont aan dat de reguliere archiefdepots overvol waren of onveilig werden geacht. Gemeente Amsterdam Wehrmacht