Concept-brief of intern memorandum betreffende de huisvesting van het gemeentearchief. 24 februari 1943. [Linksboven, doorgehaald:]
Verhuur kantoorruimte aan de
hal op de C.M.

[Rechtsboven:]
Leiden, 24/2 1943
W. Mulder [?]

[Hoofdtekst:]
Het gemeente archief verkreeg aanvankelijk (in 1920?) de beschikking over vijf lokaliteiten gelegen op de tweede verdieping van de hal der C.M. De [doorgehaald: in gebruik] geving geschiedde ingevolge Besluit B & W, gratis en overigens onder de conditie dat indien zich de mogelijkheid van verhuren dezer lokaliteiten voor marktdoeleinden mocht voordoen, deze daarvoor zullen moeten worden ontruimd.

Daar inmiddels (inderdaad) [doorgehaald: vraag ontstaan was] het huren van kantoorruimte ontstaan was, met de markt verband houdende, [doorgehaald: moest] werd de in gebruik gegeven kantoorruimte reeds ontruimd. De Universiteits bibliotheek welke onder dezelfde voorwaarden, als het gemeente archief, ruimte in gebruik had, heeft haar boekenwerken elders ondergebracht. Het gemeente archief heeft in plaats van de 5 kantoorruimten op de 2e verdieping, 4 ruimten, op de hoogste verdieping [doorgehaald: oostzijde] westzijde van het gebouw gekregen.

[In de linkermarge bij bovenstaande alinea:]
[, die de uiterste der plaatse persoonlijk heeft vigeren [?] (in totaal)]

[In een cirkel in de linkermarge:]
gegevens komen nog van M. Jonkman [?]

[Doorgehaalde passage:]
[Vóór het vertrek der laatste figuren waren op de hoogste verdieping westzijde hal lokaliteiten vrij gekomen waarvan er laatstelijk 5 stuks verhuurd zijn aan de P.T.T. Ter plaatse aldaar kunnen thans nog 4 lokaliteiten worden vrijgemaakt, doordat aan het verzoek van de G. Archivaris tot beschikstelling van 8 lokaliteiten kan worden voldaan.
Aan de D.S. voor het gebruik der lokaliteiten de huur wordt betaald van f 12,50 per maand bestaat er m.i. aanleiding om het gemeente archief hetzelfde bedrag in rekening te brengen. De in gebruik zijnde [onleesbaar woord] ook overigens aan de daarvoor indertijd gestelde voorwaarden als laatstelijk in overleg aan het Bureau v. d. S.]

[Vervolg tekst:]
Uit den aard van de zaak zal getracht worden de lokaliteit zoo lang mogelijk voor het G. A. beschikbaar te houden.

[Linksonder:]
met ingang van -- -- --
W. Mulder:

Ik moge U derhalve beleefd in overweging geven te willen bevorderen, dat de beschikking van den Bur. 8 kantoren in de hal der C. M. t. w. de nummers 76, 77, 78, 79, 100, 138, 141, 142 en 143 ter beschikking worden gesteld van het gem. archief tegen een huurprijs van f 12,50 per kantoor per maand. * Onderwerp: De formele regeling van kantoor- en opslagruimte voor het Gemeentearchief Leiden in de Centrale Markthallen (C.M.).
* Kern van het geschil: Oorspronkelijk mocht het archief de ruimtes gratis gebruiken, mits er geen commerciële huurders waren. Vanwege toenemende vraag naar kantoorruimte rondom de markt, moest het archief (en ook de Universiteitsbibliotheek) de oorspronkelijke ruimtes op de tweede verdieping verlaten.
* Voorstel: De auteur stelt voor om acht specifieke ruimtes op de bovenste verdieping (westzijde) aan het archief toe te wijzen tegen een vaste huurprijs van 12,50 gulden per kantoor per maand. Dit formaliseert de status van het archief als huurder, in plaats van een tijdelijke, gratis gebruiker.
* Documentconditie: Het document is een kladversie. De vele doorhalingen tonen aan dat de schrijver zocht naar de juiste ambtelijke formulering om de overgang van 'gratis gebruik' naar 'betaalde huur' te rechtvaardigen. * Historische context: Het document dateert uit februari 1943, midden in de Tweede Wereldoorlog. De behoefte aan kantoorruimte in de Centrale Markthallen kan te maken hebben met de distributie van goederen of veranderde administratieve behoeften onder de bezetting.
* Instellingen: Het document noemt het Gemeentearchief Leiden, de Universiteitsbibliotheek Leiden (die ook haar boeken moest verplaatsen), de P.T.T. en de Centrale Markthallen (C.M.). Dit schetst een beeld van de schaarste aan veilige of geschikte opslagruimte voor cultureel erfgoed en overheidsdiensten tijdens de oorlogsjaren.
* Administratieve procedure: Het stuk is gericht aan een hogere autoriteit (waarschijnlijk het College van B&W) om een beslissing te forceren over de huisvestingskosten en de toewijzing van specifieke ruimtenummers.