Handgeschreven ambtelijke notitie / memo. 16 september 1941 (gebaseerd op datering linksonder: 16/9 41). Dir.

Niet op Vrijdag 29/8 jl. doch op Donderdag
28/8 is Mr. Oldewelt in kennis gesteld
i.z. verhuring kantoor Hal S4
en in verband daarmee, ontruiming
door archief.
Mr. G. zou bekijken. Heeft
geduurd tot 29/8 toen ik Mr. G.
opnieuw heb opgebeld. Ben toen
verwezen naar P.W., welke
destijds i.v.m. luchtbescherming zaak
had behandeld. (Th. v. Rossum?)
ook daar vacantie (v. R.), zodat
zaak niet opschoot.
Kantoren toch destijds in ge-
bruik gegeven onder conditie, dat als
ze voor macht noodig waren, ze
direct zouden worden ontruimd?
v. Buren s.v.p. besluit bijvoegen
over bestemming kantoren Hal
voor archiefruimte.
Voortdurend verlopen is
wat te bout gesproken: dit is
nl. de eerste keer!!

D 16/9 41 * Onderwerp: De notitie betreft een administratieve vertraging en miscommunicatie rondom de ontruiming van kantoorruimte in "Hal S4" ten behoeve van het archief.
* Kern van het probleem: Er is onduidelijkheid over wanneer Mr. Oldewelt is ingelicht. De schrijver probeert de voortgang te bespoedigen, maar loopt aan tegen bureaucratie bij de afdeling Publieke Werken (P.W.), waar de verantwoordelijke ambtenaar (Van Rossum) met vakantie is.
* Juridische/Contractuele context: De schrijver herinnert de lezer aan de oorspronkelijke voorwaarde van het gebruik van de kantoren: ze moesten direct ontruimd worden zodra de "macht" (de autoriteiten of de eigenaar) ze nodig had.
* Toon: De tekst bevat een correctie op eerdere bewoordingen. De opmerking dat zaken "voortdurend verlopen" (steeds misgaan of vertragen) wordt door de schrijver gerelativeerd als "wat te bout gesproken" (iets te boud/krachtig uitgedrukt), aangezien dit blijkbaar de eerste keer is dat dit specifieke probleem zich voordoet. Dit document stamt uit september 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode was er een grote behoefte aan veilige opslagruimte voor archieven (vanwege oorlogsgevaar) en tegelijkertijd een claim op gebouwen voor de Luchtbeschermingsdienst en andere overheidsinstanties. Mr. W.F.H. Oldewelt was destijds verbonden aan het Gemeente-archief van Amsterdam. De genoemde "Mr. G." verwijst zeer waarschijnlijk naar de toenmalige Rijksarchivaris of een hoge ambtenaar met een vergelijkbare rang. De notitie illustreert de moeizame weg die archivarissen moesten bewandelen om ruimte te claimen binnen de gemeentelijke bureaucratie in oorlogstijd.