Handgeschreven ambtelijke notitie / memo op gelinieerd papier (met scheurrand aan de bovenzijde). (Rechtsboven:) spoed (dubbel onderstreept)

v. Beeren
oude stukken
Gem. archief
en
Th. Muller (doorgehaald met rode pen)

welke kantoren nog
in gebruik bij
Gem archief. Zijn
er al eenige kantoren
ontruimd?

Daarna s.v.p.
retour
HSmith (ondertekend)

(Onderaan toegevoegd in een ander handschrift:)
volgens opgaaf v. Steenbak
heeft archief in gebruik
no 97/100 = 4 kantoren * Inhoud: Het document is een interne vraag binnen een gemeentelijke organisatie (waarschijnlijk een stadhuis of secretarie). Er wordt gevraagd welke kantoorruimtes nog door het Gemeentearchief worden bezet en of er al ruimtes zijn vrijgemaakt ("ontruimd").
* Sleutelfiguren: Er worden namen genoemd die waarschijnlijk ambtenaren of afdelingshoofden zijn: Van Beeren, Th. Muller en Steenbak. De afzender ondertekent met H. Smith.
* Logistiek: De toevoeging onderaan geeft een concreet antwoord op de vraag: het archief maakt gebruik van de kamers 97 tot en met 100, wat neerkomt op vier kantoren. De rode streep en de instructie "retour" duiden op een snelle afhandeling van dit interne bericht. Dergelijke briefjes zijn typerend voor de dagelijkse gang van zaken in een groeiende gemeentelijke administratie in de 20e eeuw. Archiefdiensten kampten historisch vaak met ruimtegebrek en waren vaak verspreid over verschillende kamers in een stadhuis. Wanneer andere afdelingen uitbreidden of het archief zelf werd verplaatst naar een depot, was nauwkeurige afstemming over het "ontruimen" van de oude kantoor- en opslagruimtes noodzakelijk. Het woord "spoed" suggereert dat de betreffende kamers dringend nodig waren voor een ander doel. H. Smith Stadhuis