Ambtelijke notitie / Briefblad. [Koptekst linksboven in kader:]
B I J B L A D V A N :
M. No. 98/4/1 1940
DOORGEZONDEN: 20/3 - '40

[Handgeschreven aantekening in cirkel:]
Ontvangen
23 maart '40
[Paraaf]

[Rechtsboven:]
Th. Lisman

[Hoofdtekst:]

Men vraagt i.v.m. luchtbescherming opberging
gedurende de mobilisatie.
U sprak mij van blijvende archiefruimte, waarvoor
men zou moeten bekijken.
Voor kostbare werken is, ook volgens Heer Berg
v.d. U.B., opberging in de Hal zeer gevaarlijk.

Eenige jaren geleden, dus lang vóór mobilisatie, sprake
geweest van blijvende vestiging van gedeelte gemeente-
archief in Hal. Mr. de Bussy had destijds bezwaar tegen
versnippering van zijn archief - zaak was geëntameerd door
dr. Van Os - destijds dus niet doorgegaan. - Bij bespreking in
zake met Mr. de Bussy en Van der Wilk op 15 maart jl.
(bezichtiging lokaliteiten) heb ik mij aanvankelijk op
standpunt gesteld dat het hier betrof de uitvoering van
een vroeger plan dat door de buitengewone omstandigheden
thans urgent was geworden. De Heer de Bussy deelde mede
dat oude plan geheel van de baan is en dat het uitsluitend
gaat om berging tijdens mobilisatie.
De Heer de Bussy medegedeeld dat in dit geval een andere
weg kan, wel echter risico van verwarming en water ed.
in welke zullen worden gebracht terwijl archief zelf van

[Voetnoot linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 De notitie betreft een overleg over de veilige opslag van archiefstukken en kostbare werken in het licht van de dreigende oorlogssituatie (maart 1940). Er is sprake van een spanningsveld tussen een oud, niet uitgevoerd plan voor permanente archiefopslag en de huidige acute noodzaak tot tijdelijke berging vanwege de luchtbescherming.

Kernpunten:
1. Veiligheid: De "Hal" wordt door deskundigen (waaronder de heer Berg van de Universiteitsbibliotheek) als onveilig beschouwd voor kostbare werken.
2. Conflict over beheer: Mr. de Bussy (waarschijnlijk I.H.J. de Bussy, destijds bibliothecaris) verzette zich eerder tegen versnippering van zijn archief.
3. Tijdelijkheid: Er wordt benadrukt dat het nu enkel gaat om "berging tijdens mobilisatie" en niet om een permanente verhuizing.
4. Risico's: Er wordt gewezen op secundaire gevaren bij de alternatieve opslag, zoals schade door verwarmingsinstallaties of wateroverlast. Dit document is geschreven tijdens de Mobilisatie (1939-1940) in Nederland, slechts anderhalve maand voor de Duitse inval in mei 1940. Overheidsinstellingen en bibliotheken (zoals de U.B., de Universiteitsbibliotheek Utrecht) waren in deze periode koortsachtig bezig met het treffen van voorzorgsmaatregelen om cultuurbezit en cruciale administratie te beschermen tegen luchtbombardementen.

De genoemde personen (Th. Lisman en Mr. de Bussy) waren sleutelfiguren in het Utrechtse academische en archiefwezen. Het document illustreert de bureaucratische en praktische uitdagingen van die tijd: hoe stel je collecties veilig zonder de integriteit van het archiefbeheer aan te tasten?