[Kader linksboven, gedrukt met handgeschreven aanvullingen]
BIJBLAD VAN:
M. No. 53/37/2 193 9
DOORGEZONDEN: 13/5

[Handgeschreven tekst, rechtsboven]
oproepen brief
verz 10/5- 39
By 53/37/b [in rood potlood]
16/5/39 HG

[Handgeschreven tekst, midden]
heeft toegang (vrij) verleend
op 20 Mei 1939
afgedaan

[Handgeschreven tekst, onder]
heeft q. g. munt [onduidelijk]
voldaan By 25/5-39

[Onderaan, gedrukte tekst]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Onderwerp: De administratieve afwikkeling van een dossier betreffende een verzoek om (vrije) toegang of een uitnodiging.
* Procesverloop: Het document toont een chronologische opeenvolging van handelingen:
* 10 mei: Brief verzonden.
* 13 mei: Dossier doorgezonden.
* 16 mei: Paraaf van behandelaar 'HG' met dossierverwijzing.
* 20 mei: De eigenlijke gebeurtenis (verleende toegang).
* 25 mei: Definitieve afhandeling ("afgedaan" en "voldaan").
* Notaties: Het gebruik van rood potlood voor de referentie "53/37/b" is een klassieke archivistische methode voor kruisverwijzingen tussen dossiers. De afkorting "q. g." of "q. q." duidt op een formele of juridische hoedanigheid. Dit document stamt uit mei 1939, een periode van hoogspanning en militaire mobilisatie in Nederland vlak voor de Tweede Wereldoorlog. Het gebruik van het formulier "Alg. Zaken Model No. 14" wijst op een gestandaardiseerde bureaucratische procedure. Gezien de vermelding van "toegang verleend" zou dit betrekking kunnen hebben op het betreden van beveiligde objecten, militaire zones of een overheidsconventie in een tijd waarin de nationale veiligheid extra gewaarborgd werd.