Officieel bijblad (formulier "Alg. Zaken Model No. 14"). 6 januari 1940 (genoteerd als 6/1 - '40). [Linksboven in kader:]
B I J B L A D V A N :
M. No. UA 19/1 1940
DOORGEZONDEN: 6/1 - '40

[Centraal handgeschreven gedeelte:]
Door machtbrieven zijn geen
betalingen gedaan aan in de
circulaire genoemde ambtenaren
of werklieden

[Linksonder voorgedrukt:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Inhoud: Het document is een korte ambtelijke verklaring of bevestiging. De opsteller rapporteert dat er geen betalingen via volmacht ("machtbrieven") zijn verricht aan de specifieke groep personeelsleden (ambtenaren en werklieden) die in een eerder verzonden circulaire werden genoemd.
* Schrift: Het document is geschreven in een vlot, zakelijk cursief handschrift, kenmerkend voor de eerste helft van de 20e eeuw.
* Terminologie:
* Machtbrieven: Een verouderde term voor volmachten of mandaten om namens een ander betalingen in ontvangst te nemen.
* Werklieden: Destijds de gangbare term voor arbeiders of lager administratief personeel in overheidsdienst, in tegenstelling tot de hogere 'ambtenaren'.
* Administratieve context: Het formulier is "Model No. 14" van "Algemene Zaken". Het getal "10.000-10-1937-1016" duidt op de drukorder: een oplage van 10.000 stuks in oktober 1937. Dit document stamt uit januari 1940, de periode van de mobilisatie in Nederland vlak voor de Duitse inval in mei 1940. Gezien de codering "UA" en de stijl van de administratie, is het zeer waarschijnlijk afkomstig uit de bureaucratie van Nederlands-Indië of een specifiek Nederlands ministerie dat toezicht hield op de uitbetaling van traktementen en lonen. In tijden van politieke spanning of mobilisatie was een strikte controle op de rechtmatigheid van betalingen aan overheidspersoneel essentieel om fraude of foutieve uitbetalingen via tussenpersonen te voorkomen. M. No