Dienstbrief / Circulaire van de Gemeente Amsterdam. 5 januari 1940. Afdeling Arbeidszaken (Gemeente Amsterdam). Het Hoofd van Dienst, Alhier (Amsterdam). GEMEENTE AMSTERDAM

Afd. Arbeidszaken. Amsterdam, 5 Januari 1940.
No. 62/3 A.V.1939.
Bijlagen [Stempel: N^o 8A / 12 / M. 1940 9/1]

    Onderwerp:

Loongegevens Z.W., O.W.
enz.

                Ter vaststelling van de ingevolge de Ziektewet
    verschuldigde premiën over 1939, voorts in verband met
    de jaarlijksche verzameling van loongegevens ingevolge
    de Ongevallenwet-1921, wijders ten behoeve van de loon--
    statistiek en ten slotte met het oog op de door den
    Dienst der Rijksbelastingen en den Gemeentelijken
    Accountantsdienst, verlangde gegevens, verzoek ik U bij--
    gaande lijsten nauwkeurig in te vullen en zoo spoedig
    mogelijk, doch uiterlijk vóór 1 Maart a.s., aan mij te--
    rug te zenden, per adres: Kamer 216, Raadhuis.

                Hierbij dienen de volgende regelen in acht te
    worden genomen.

1. Inzending in De inzending der lijsten geschiedt in duplo, met
   duplo. dien verstande, dat de loonopgaven van de eene lijst
   ---------- moeten dienen voor de Ongevallen- en de Ziekteverzeke--
   ring, en die der andere lijst voor de opgaven aan den
   Dienst der Rijksbelastingen en den Accountantsdienst.
   Op laatstgenoemde lijst moet in sommige gevallen een
   aanvullende opgave worden geplaatst, zooals sub 9
   nader is aangegeven.

   A a n
   het Hoofd van Dienst

   A l h i e r.
   ------------ Dit document is een administratieve oproep van de centrale stadsorganisatie aan een specifiek (maar niet nader genoemd) diensthoofd binnen de gemeente Amsterdam. De kern van de brief is de jaarlijkse verantwoording van looncijfers van het personeel.

Opvallende kenmerken:
* Doelmatigheid: De gegevens dienen meerdere doelen tegelijk: de uitvoering van de Ziektewet en Ongevallenwet, statistische doeleinden voor de gemeente, en fiscale verantwoording richting de Rijksbelastingen.
* Bureaucratische vorm: Er wordt expliciet gevraagd om inzending in "duplo" (tweevoud), waarbij de twee kopieën verschillende administratieve routes volgen (verzekeringen versus fiscus/accountants).
* Typografie: De tekst is getypt op briefpapier van de gemeente, waarbij handmatige archiefnummers zijn toegevoegd met een stempel en pen. De typische dubbele streepjes aan het einde van een regel bij afgebroken woorden (loon--, bij--, te--, Ziekteverzeke--) zijn kenmerkend voor de schrijfmachinestijl van die tijd. De datum van de brief, 5 januari 1940, is historisch relevant. Nederland bevindt zich op dat moment in de periode van de "Mobilisatie" en de "Schemeroorlog" (Phoney War). Hoewel de spanning in Europa groot is, functioneert de Nederlandse en Amsterdamse bureaucratie nog volledig volgens de normale vredeswetgeving.

De genoemde wetten (Ziektewet en Ongevallenwet-1921) vormden de basis van het vroege Nederlandse socialezekerheidsstelsel. De "Kamer 216, Raadhuis" verwijst naar het toenmalige stadhuis van Amsterdam aan de Oudezijds Voorburgwal (het huidige hotel The Grand). Slechts vier maanden na het verzenden van deze brief zou de Duitse inval plaatsvinden, wat de prioriteiten van de afdeling Arbeidszaken drastisch zou veranderen.