Extract uit het Boek der Besluiten van Burgemeester en Wethouders van Amsterdam. 27 oktober 1939. [Linksboven:] Geheim.
[Middenboven, handgeschreven in rood kader:] Geheim
[Rechtsboven:] Instelling Gemeentelijk Materialen Bureau.

[Links:] № 849 Geh. 1939.
[Midden:] E x t r a c t
uit het Boek der Besluiten van
Burgemeester en Wethouders van Amsterdam.

[Rechts, handgeschreven:]
Marktw.
m.i. [onleesbaar]
V. Si[onleesbaar]
[geparafeerd]

[Links, grote stempel in paars:] № 7 / 10 / 5 M. 1939
[Datumregel:] Vrijdag, 27 October 1939. [gevolgd door een kleine paarse stempel/paraaf]

De Voorzitter vestigt er de aandacht op, dat de Gemeente als groote verbruikster van materialen ten zeerste betrokken is bij de maatregelen, van Regeeringswege getroffen ingevolge de Distributiewet-1939, de Prijsopdrijvings- en Hamsterwet, de Uitvoerverbodenwetten, de Invoernoodwet, enz. Vele gemeentelijke Diensten en Bedrijven hebben zich dan ook reeds laten inschrijven bij een of meer der Rijksbureaux Distributiewet.

De hierboven genoemde wetten hebben tot gevolg, dat tal van Ministerieele beschikkingen en besluiten, benevens aanvullingen van bestaande beschikkingen en besluiten, het licht zien.

Het is noodzakelijk, dat de betreffende Diensten en Bedrijven nauwkeurig op de hoogte zijn en blijven van dit groote aantal beschikkingen.

De nu reeds bestaande 23 Rijksbureaux Distributiewet controleeren in- en uitvoer, verzamelen gegevens omtrent voorraden en verbruik en controleeren verkoopsprijzen, alles met het oog op een eventueele distributie.

Het aantal beschikkingen en besluiten is zóó groot, en het aantal gevraagde gegevens, welke te zijner tijd den grondslag zullen dienen te vormen voor de distributieregelingen, is zóó belangrijk, dat het noodzakelijk wordt, een centraal orgaan in het leven te roepen, in staat, inlichtingen en voorlichting aan de betreffende diensten en bedrijven te geven. Dit orgaan zal er tevens voor moeten zorg dragen, geheel op de hoogte te zijn van de behoefte aan materialen van de Gemeente.

Nauw contact zal onderhouden moeten worden met de 23 Rijksbureaux Distributiewet, en het te stichten Bureau zal, juist omdat het alle Diensten en Bedrijven vertegenwoordigt, veel meer kunnen bereiken dan een Dienst of een Bedrijf afzonderlijk.

Wordt tot distributie van materialen overgegaan, dan zal het zeker in het belang van de Gemeente zijn, dat alle aanvragen gecentraliseerd worden ingediend.

Ook voor de Rijksbureaux moet het van veel beteekenis zijn, indien de Gemeente als groote verbruikster beschikt over een centraal bureau, waar inlichtingen en gegevens kunnen worden verkregen en dat adviseerend kan optreden.

Bij de besprekingen, welke de heer Ir.E.de Kruyff in opdracht van spreker met de Directeuren van verschillende Rijksbureaux heeft gevoerd, bleek overtuigend, dat het tot stand komen van een centraal bureau voor de Gemeente Amsterdam ten zeerste werd aanbevolen en dat bij voorbaat verklaard werd, dat op alle medewerking zal kunnen worden gerekend.

De vele en dikwijls te weinig overzichtelijke crisismaatregelen hebben vele groote lichamen in ons land er reeds toe gebracht, centrale organisaties in het leven te roepen, welke, evenals nu voorgesteld wordt voor Amsterdam, van alle maatregelen in zake de materialenvoorziening op de hoogte zijn en adviseerend kunnen optreden.

Dergelijke organen bestaan b.v. reeds voor den Rijksgebouwendienst, de Bataafsche Petroleum Maatschappij, de Philips-gloeilampenfabrieken.

Uit den aard der zaak zal het noodzakelijk zijn, dat contact met de Rijksbureaux uitsluitend door tusschenkomst van het te stichten centrale bureau plaats heeft.

De ontwikkeling van het bureau zal uiteraard nauw verband houden met de verdere door de Regeering te nemen maatregelen.

Het te stichten bureau zal voorloopig zonder bezwaar kunnen worden ondergebracht in het gebouw Sint Agnietenstraat 4, alwaar het Bureau tot bestrijding van de Werkloosheid is gevestigd. Bij den aanvang zal gerekend moeten worden op de aanstelling van een administratieve kracht en op de aanschaffing van eenig meubilair, enz. Dit document betreft het besluit tot de oprichting van een centraal Gemeentelijk Materialen Bureau in Amsterdam. De kernpunten zijn:

1. Aanleiding: De sterke toename van overheidsbemoeienis en regelgeving (zoals de Distributiewet-1939) na het uitbreken van de internationale crisis/oorlogsdreiging.
2. Problematiek: Gemeentelijke diensten verdrinken in de administratieve lasten en voorschriften van 23 verschillende landelijke Rijksbureaux.
3. Doelstelling: Centralisatie van alle contacten met de Rijksoverheid om efficiënter te kunnen werken, schaarste te beheren en voorbereid te zijn op volledige distributie (rantsoenering).
4. Organisatie: Het bureau krijgt een adviserende en coördinerende rol en zal worden gehuisvest in de Sint Agnietenstraat 4. De heer Ir. E. de Kruyff speelde een sleutelrol in de voorbereidende gesprekken met het Rijk. Het document dateert van 27 oktober 1939, minder dan twee maanden na de Duitse inval in Polen en het begin van de Tweede Wereldoorlog. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, verkeerde het land in een staat van paraatheid en economische mobilisatie.

De genoemde wetten (Distributiewet, Hamsterwet) waren bedoeld om de economie onder overheidscontrole te brengen en eerlijke verdeling van goederen te garanderen bij dreigende tekorten. Amsterdam, als grote gemeente met veel diensten (zoals de reiniging, energiebedrijven en bouw), was een enorme verbruiker van grondstoffen en materialen. De oprichting van dit bureau was een directe reactie op de 'oorlogseconomie' in wording, waarbij de stad zich spiegelde aan grote commerciële partijen zoals Philips en de Bataafsche Petroleum Maatschappij (Shell), die dergelijke centrale organen reeds hadden ingesteld.