Ambtelijke brief/memo (doorslag) 1 april 1941 De Directeur (van een onbekende gemeentelijke dienst) Den Heer Directeur der Afdeeling Arbeidszaken, Raadhuis, Amsterdam (gezien de term 'Alhier') [Rechtsboven:]
D/HG.

[Midden boven, handgeschreven:]
Extra

[Adresblok:]
den Heer Directeur der
Afdeeling Arbeidszaken,
Kamer 216, Raadhuis,
A l h i e r .

[Kenmerk en datum:]
8A/29/2 M. diverse 1 April 1941.

[Inhoud:]
Naar aanleiding van Uw circulaire d.d. 28 Januari 1941
No.62/I A.V. heb ik de eer U bijgaand de met deze circulaire ont-
vangen staten, voorzien van de gegevens voor het dienstjaar 1940,
te retourneeren.

[Ondertekening:]
De Directeur, * Taalgebruik: Het document hanteert een strikt formele, ambtelijke stijl die typerend is voor de vroege 20e eeuw ("heb ik de eer U... te retourneeren").
* Vorm: Het betreft waarschijnlijk een doorslag op dun papier, aangezien een handgeschreven handtekening ontbreekt. De codes "D/HG." duiden op de initialen van de opsteller of typist.
* Inhoud: De brief is een puur administratieve handeling: het terugsturen van ingevulde formulieren ("staten") over het jaar 1940 aan de centrale afdeling Arbeidszaken van de gemeente.
* Locatie: De aanduiding "Alhier" en de verwijzing naar het "Raadhuis" duiden op een interne verzending binnen de gemeentelijke organisatie van waarschijnlijk Amsterdam. * Tijdsgewricht: De brief is gedateerd op 1 april 1941, ruim tien maanden na de start van de Duitse bezetting van Nederland. De Nederlandse bureaucratie werkte in deze periode grotendeels door volgens bestaande structuren, maar kwam steeds meer onder invloed van de bezettingsmaatregelen.
* Administratieve cyclus: De gevraagde gegevens betreffen het "dienstjaar 1940". Dit suggereert een reguliere jaarlijkse verantwoording over personeel, salarissen of arbeidsinzet die vlak na de jaarwisseling werd opgevraagd (circulaire van 28 januari) en hier in april wordt afgerond.
* Afdeeling Arbeidszaken: In de oorlogsjaren kreeg deze afdeling een steeds zwaardere rol, onder andere door de registratie van ambtenaren (waaronder de Ariërverklaring eind 1940) en later de aansturing van de arbeidsinzet (Arbeitseinsatz). Hoewel dit document op het eerste gezicht routineus lijkt, vallen de opgevraagde gegevens binnen het bredere kader van de toenemende controle op het overheidspersoneel tijdens de bezetting.