Administratieve instructie of rondschrijven betreffende personeelsadministratie. 3

Indien een ambtenaar of werkman na 1 Januari 1941 b.v.
tengevolge van het belasten met andere werkzaamheden, onder
een ander groepsnummer is komen te vallen, moet het thans op de
stamkaarten vermelde groepsnummer gewijzigd worden in het nieuwe
nummer naar den toestand 1 Januari 1942.
De groepsnummers op de formulieren ziekmelding van den
Geneeskundigen en Gezondheidsdienst dienen op dezelfde wijze te
worden vastgesteld als die, voor de stamkaarten bepaald, dus aan
de hand van de hierboven vermelde onderscheiding.
9o. Het bedrag der uniformkleeding voor de werklieden (zooals
de conducteurs en wagonbestuurders bij de Tram, de dokknechten
bij de Veren, de chauffeurs van directie-auto's e.d.) werd veel-
al aan de voorzijde der werkliedenkaarten in de kolommen 5 en 6
vermeld. Hierin werd evenwel steeds het volle bedrag genoteerd,
ook al was de werkman niet het geheele jaar in die functie werk-
zaam.
Verzocht wordt nu deze bedragen over het geheele jaar of,
bij ontslag en nieuwe aanstelling, over een gedeelte van het jaar
tevens te vermelden aan de achterzijde der stamkaarten in de ko-
lom "gemiddeld uurinkomen", welke kolom niet gebruikt wordt, met
vermelding van de letters "kl.g."
10o. Onder verwijzing naar het rondschrijven van 30 Januari 1941,
No.67 b Arb., betreffende den duurtetoeslag, wijs ik er nog op,
dat op de stamkaarten in het bedrag van dien toeslag over 1941
tevens dient begrepen te worden de duurtetoeslag, welke uitbe-
taald is over de maand December 1940.
De wijze waarop de duurtetoeslag op de kaarten genoteerd
dient te worden, is als volgt:
Ambtenaren: in de kolom "vacantietoeslag", eventueel onder
het bedrag van den kindertoeslag, met vermelding van de letters
D.T.;
Werklieden: in de kolom "byzondere toeslagen enz", onder
het bedrag van den kindertoeslag, met de letters D.T.
11o. Het verstrekken door vele diensttakken van diverse gegevens,
betreffende aantallen en belooning van het personeel, aan het
Centraal Bureau voor de Statistiek is thans komen te vervallen.
In de plaats hiervoor zullen thans door de afdeeling Arbeidsza-
ken gegevens aan genoemd Bureau verstrekt worden, teneinde het
in staat te stellen een meer uitgebreide statistiek van het per-
soneel van alle Gemeenten samen te stellen.
Hieruit vloeit voort, dat in enkele gegevens, zooals die
tot nu toe op de stamkaarten werden vermeld, over 1941 en volgen-
de jaren eenige wijziging (splitsing) moet worden aangebracht.
Het betreft hier het volgende.
a. Ambtenarenkaarten.
In de kolom "toelagen" aan de achterzijde van de stamkaar-
ten dient onderscheid gemaakt te worden tusschen de "vaste toe-
lage voor overwerk" en de overige toelagen.
Verzocht wordt de overwerktoelage apart in de kolom "toe-
lagen" aan te teekenen, met achter het bedrag de letters O.T.
Onder de overwerktoelage kan dan het bedrag der andere
toelage(n) vermeld worden.
De vaste toelage ad 5% voor nacht- en Zondagsdienst behoort
niet begrepen te worden in de overwerktoelage, doch in de andere
toelage(n). Dit document bevat gedetailleerde boekhoudkundige en administratieve richtlijnen voor de personeelsadministratie van een (grote) Nederlandse gemeente. De focus ligt op het accuraat bijhouden van de 'stamkaarten' (personeelsdossiers op kaart) voor zowel ambtenaren als werklieden.

Belangrijke punten zijn:
* Synchronisatie van gegevens: Groepsnummers moeten consistent zijn tussen de stamkaarten en de ziekmeldingen bij de GGD.
* Kostenregistratie: Er wordt specifiek gevraagd om uniformkosten ('kl.g.' - kledinggeld) nauwkeuriger vast te leggen, ook bij tussentijdse functiewisselingen. Dit wijst op een verscherping van de controle op secundaire arbeidsvoorwaarden.
* Looncomponenten: Er is veel aandacht voor de registratie van toeslagen zoals de 'duurtetoeslag' (compensatie voor inflatie) en de 'overwerktoelage' (O.T.).
* Centralisatie: Er vindt een verschuiving plaats in de informatievoorziening aan het CBS; in plaats van individuele diensten levert de 'afdeeling Arbeidszaken' nu gecentraliseerde statistieken aan. Het document dateert uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland (1940-1945). Hoewel de oorlog niet expliciet wordt genoemd, weerspiegelt de inhoud de bureaucratische realiteit van die tijd.
1. Inflatie en Duurtetoeslag: De vermelding van de 'duurtetoeslag' is kenmerkend voor de oorlogsjaren, waarin de prijzen stegen en de overheid toeslagen invoerde om de koopkracht van het overheidspersoneel enigszins op peil te houden.
2. Statistische Controle: De drang naar gecentraliseerde statistiek over gemeentepersoneel past in het streven naar een efficiënter en controleerbaar overheidsapparaat, wat zowel voor de Nederlandse bureaucratie als voor de bezetter van belang was.
3. Beroepsgroepen: De genoemde groepen (tramconducteurs, dokknechten, chauffeurs) wijzen op een grote stedelijke gemeente (zoals Amsterdam of Rotterdam) met uitgebreide gemeentelijke diensten. De gedetailleerde onderscheiden tussen ambtenaren en werklieden was in die tijd een standaard hiërarchisch verschil in rechtspositie.