Dienstbrief / Circulaire 18 december 1941 Nb/B.
Gemeentelijke Geneeskundige
en Gezondheidsdienst

No. 4402 G.G.D.

Hr. aan Groenwold [handgeschreven]
Amsterdam, 18 December 1941.

Nº 8A/135/1 [stempel] M. 1341 19/12 [stempel]

Ten aanzien van de opgaven van ziekte en herstel van het Gemeentepersoneel breng ik, evenals in mijn brief van 28 December 1940, No. 4067 G.G.D., eenige byzonderheden in herinnering met beleefd verzoek het personeel, dat met de uit-voering dezer administratie is belast, te wijzen op het belang hierop nauwkeurig te letten bij den aanvang van 1942.

Op 1 Januari behoort van in het vorige jaar (dus thans van in 1941) reeds aangevangen gevallen van ziekte, resp. van lichten dienst een nieuw formulier te worden ingevuld ter vervanging van het reeds ingezonden formulier, behalve indien het personen betreft, die op den Nieuwjaarsdag geen verplich-ting tot arbeid hebben en op 2 Januari 1942 het werk hervat-ten. (alsdan geldt -overeenkomstig de Handleiding punt 32 vijf-de alinea, resp. punt 42 laatste alinea- bij wijze van uitzon-dering de 1ste Januari als datum van herstel). Bij het invul-len der hier bedoelde nieuwe formulieren zal men in het by-zonder dienen te letten op de punten 31, 32 (alle alinea's) en 42 der Handleiding (uitgave April 1938 met de wijzigingen daarin van December 1939), zoodat dus ook alles, wat sinds 1941 veranderd is, dient te worden opgegeven, overeenkomstig den toestand op 1 Januari 1942.

Aan punt 52 der Handleiding wordt een tweede alinea toegevoegd, juist voor de hierboven bedoelde gevallen:
52 (tweede alinea) - Indien een ziektegeval op 31 December nog niet is beëindigd- en dus op den eersten dag, waarop in het nieuwe jaar verplichting tot arbeid bestaat, nog voortduurt- dan wordt, op de wijze als in punt 32 beschre-ven, een nieuw formulier aangelegd. Daarop wordt de ar-beidstijd genoteerd, die met het onderhavige geval reeds is verloren gegaan, in het op 31 December geëindigde kalenderjaar. Bij herstel in het nieuwe jaar behoeft dan later slechts de verloren arbeidstijd te worden vermeld, gerekend van 1 Januari van het nieuwe jaar af.

Daar bij de bewerking der statistiek gebleken is, dat het in punt 21 vermelde algemeene voorschrift voor de invulling van de gegevens bedoeld in de punten 22 tot en met 30 in ver-schillende gevallen onvoldoende is opgevolgd, vestig ik daar-op nog eens nadrukkelijk de aandacht:
21. Alle hieronder bedoelde gegevens (zie punten 22 tot en met 30) worden vermeld naar den toestand op 1 Januari van het loopende jaar.

Alleen door het strikt nakomen van dit voorschrift kan de noodzakelijke vergelijkbaarheid verkregen worden met de gegevens, die de AFDEELING ARBEIDSZAKEN ter SECRETARIE en het BUREAU VAN STATISTIEK ontleenen aan de stamkaarten naar den toestand op 1 Januari.

Afgezien

Aan
Hoofden van Gemeentediensten,
-bedrijven, -inrichtingen en
-administratiën. * Doel: De brief dient als instructie voor de gemeentelijke administratie over hoe om te gaan met lopende ziektegevallen bij de overgang naar een nieuw kalenderjaar.
* Inhoud: Er wordt benadrukt dat voor ziektegevallen die over het jaar heen tillen, op 1 januari een nieuw formulier moet worden ingevuld. Dit is essentieel voor de statistische verwerking door de Afdeeling Arbeidszaken en het Bureau van Statistiek.
* Vorm: Het document is getypt op briefpapier van de G.G.D. Amsterdam en bevat diverse administratieve kenmerken (stempels en nummers) die wijzen op een zorgvuldige archivering en registratie.
* Taalgebruik: Formeel en ambtelijk ("beleefd verzoek", "in herinnering brengen", "ten aanzien van"). De spelling is deels verouderd (bijv. "byzonderheden"). Dit document stamt uit december 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. Ondanks de oorlogstijd ging de reguliere gemeentelijke bureaucratie in Amsterdam gewoon door. De G.G.D. speelde een cruciale rol in de controle op het ziekteverzuim van ambtenaren. De nadruk op statistische vergelijkbaarheid toont aan dat de gemeente Amsterdam, zelfs onder moeilijke omstandigheden, streefde naar een nauwkeurige en gestroomlijnde administratieve organisatie. De verwijzing naar de "Handleiding" van 1938 en de wijzigingen uit 1939 laat zien dat men voortborduurde op vooroorlogse procedures.