Getypte ambtelijke verklaring. 8 mei 1941. 10/2/4 M. 4 8 Mei 1941.

Ondergeteekende verklaart hiermede, dat onderstaande
vier quitanties niet in handen der schuldenaren zijn geweest.

De Directeur,

[stempel] no.02796 [stempel]
[stempel] no.03198 [stempel]
[stempel] no.03199 [stempel]
[stempel] no.03251 [stempel] * Inhoud: Het document betreft een formele verklaring van een directeur (van een onbekende instantie) aangaande vier specifieke kwitantienummers. Hij stelt vast dat deze documenten nooit bij de betreffende schuldenaren zijn aangekomen.
* Administratieve functie: Dergelijke verklaringen werden opgesteld om administratieve onduidelijkheden weg te nemen. Indien een schuld niet was voldaan, diende dit document als bewijs dat de schuld mogelijk niet betaald was omdat de vordering (de kwitantie) de debiteur nooit had bereikt. Het kan ook dienen om verloren gegane waardepapieren in de boekhouding te verantwoorden.
* Taalgebruik: Het gebruik van de spelling "Ondergeteekende", "hiermede" en "quitanties" is conform de officiële Nederlandse spelling van die tijd (vóór de versimpeling van de spelling in 1947).
* Authenticiteitskenmerken: De blauwgroene parafen aan de linkerzijde en de kleine ronde blauwe stempels aan de rechterzijde van de nummers zijn verificatietekens om aan te tonen dat de nummers gecontroleerd en correct overgenomen zijn. * Tijdsbeeld: De datum 8 mei 1941 plaatst dit document midden in de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. Het illustreert dat de dagelijkse bureaucratie en financiële administratie, ondanks de oorlogsomstandigheden, nauwgezet werden voortgezet.
* Archief: De codering "10/2/4 M." wijst op een systematiek in een groter archief, waarschijnlijk van een nutsbedrijf, een bankinstelling of een gemeentelijke belastingdienst. Het feit dat er geen specifieke naam van een instantie op dit doorslagvel staat, suggereert dat het een intern kopie-exemplaar is voor het dossier.