Handgeschreven ambtelijke notitie/memorandum. 18 en 19 november 1942. [Bovenaan:]
Hr. Steinmetz

[Eerste tekstblok:]
Wie heeft rapport ter zake
opgemaakt en op wiens verzoek?
Rapport aan mij overleggen.
Uit de stukken en expedities
behoort N.S.?
Bespr. Afged.
18-11-42
[Paraaf]

[Tweede tekstblok:]
N.S. kan bij ons ter zake
inlichting verkrijgen. Geen
afschrift van rapport zenden.
Telef. behandeld met
Hoofdstationchef
19-11-42
[Paraaf] Het document betreft een interne correspondentie over de afhandeling van een rapport waarbij de Nederlandse Spoorwegen (N.S.) betrokken zijn.
* De vraagstelling (18-11-42): Een functionaris vraagt om opheldering over de totstandkoming van een specifiek rapport. Er is onduidelijkheid over wie de opdrachtgever was en of de N.S. de rechtmatige belanghebbende is ("behoort N.S.?").
* De besluitvorming (19-11-42): Na overleg (mogelijk de "Bespr." uit de eerste aantekening) en telefonisch contact met de Hoofdstationchef, wordt besloten dat de N.S. wel geïnformeerd mag worden ("inlichting verkrijgen"), maar dat zij geen fysieke kopie ("afschrift") van het rapport mogen ontvangen.
* Handschrift: Het handschrift is een typisch 20e-eeuws administratief cursief, geschreven met rood potlood, wat in die tijd vaak werd gebruikt door leidinggevenden voor correcties of instructies (het zogenoemde 'rode potlood van de chef'). De datum november 1942 plaatst dit document in de context van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. De N.S. opereerde in deze periode onder lastige omstandigheden, waarbij zowel de Nederlandse civiele autoriteiten als de Duitse bezettingsmacht invloed uitoefenden. De strikte instructie om geen afschrift van het rapport te verzenden, wijst op een grote mate van vertrouwelijkheid of administratieve voorzichtigheid die kenmerkend was voor de ambtelijke communicatie in oorlogstijd. De vermelding van "expedities" kan duiden op de afdeling die goederenstromen of verzendingen beheerde.