Administratieve aantekeningen / Memorie van toelichting. Vermoedelijk eind 1939 (met verwijzing naar 1 januari 1940). [Bovenaan de pagina, schematisch:]
1 2 3 4 / 5 6 7 8 / 9

[Linkermarge:]
1/

2/
De verdeeling
in vieren
per rij

[Hoofdtekst middenboven:]
Op 1 Jan. wordt in 4 blokken opgeschoven.
Rij 28 (veelvouden van 4) verdeeld = 4 x 7.
Rij 29 verdeeld = 1 x 8 (vooraan) + 3 x 7.
Rij 30 " = 2 x 8 + 2 x 7.
Rij 31 " = 3 x 8 + 1 x 7.
Rij 32 " = 4 x 8.

Rij 16 nummer 4 x 4
" 17 " 1 x 5 + 3 x 4
" 18 " 2 x 5 + 2 x 4
" 19 " 3 x 5 + 1 x 4
" 20 " 4 x 5.

[Linkermarge:]
3/ Met
tussentijdsche
uitvallers
wordt gewacht
tot 1 Januari
ter Gebruik

[Hoofdtekst onder:]
D.w.z. bij overlijden of opzeggen van alle huurders wordt diens plaats eerst op 1 Jan. definitief bezet. De nieuwe man, die op zijn plaats komt, schuift op 1 Jan. op zijn eigen nummer, niet op het nummer van de overledene.

De staat (het 4e blok) begrijpt dus telkens een wisselend aantal.

Zoodra men weet hoeveel vallende huurders op 1 Januari 1940 zijn, worden na 1 Jan. de definitieve indeling en indeling in blokken gemaakt.

Iemand met 2 pl. laatst... ,
iemand die 2 pl. bij neemt blijft op zijn oude pl. of gaat naar de achterste pl., dit bepaalt besluit M.W. Dit document beschrijft een wiskundige en administratieve methode voor het herindelen van gehuurde plaatsen (waarschijnlijk zitplaatsen). De kern van het systeem is als volgt:

1. Blokindeling: Om rijen van verschillende lengtes (bijv. 29 of 31 stoelen) eerlijk in vier administratieve blokken te verdelen, worden "overschot-plaatsen" systematisch over de blokken verspreid (zie de berekeningen bij rij 28-32 en 16-20).
2. Het 'Opschuif-systeem': Er is sprake van een wachtlijst- of anciënniteitsprincipe. Als een huurder wegvalt (door overlijden of opzegging), blijft de stoel gedurende het jaar 'open' of tijdelijk bezet. Pas op 1 januari vindt de "definitieve verschuiving" plaats.
3. Nummering: Essentieel is dat een nieuwe huurder niet simpelweg het nummer van zijn voorganger overneemt, maar dat iedereen "opgeschoven" wordt naar zijn eigen nieuwe nummer. Dit suggereert een systeem waarbij mensen naarmate hun lidmaatschap duurt, steeds betere plaatsen krijgen.
4. Uitzonderingen: Er wordt specifiek beleid gevoerd voor mensen die een tweede plaats bijhuren; zij moeten kiezen tussen hun oude plek behouden of samen naar achteren verhuizen. Het document dateert van vlak voor de jaarwisseling naar 1940. In deze periode was het gebruikelijk bij verenigingen, schouwburgen of kerken (kerkbankenverhuur) om jaarlijks de abonnementen te herzien. De nauwkeurigheid van de berekeningen en de duidelijke regels voor overlijden wijzen op een strak geleide administratie. De gekleurde vinkjes in de marge duiden erop dat dit concept is gecontroleerd of verwerkt door een accountant of hoofdbestuurder ("M.W." kan verwijzen naar een functionaris of een specifieke commissie). De methode van "opschuiven" zorgde ervoor dat er geen gaten in de zaalbezetting vielen en dat trouwe huurders langzaam naar de betere/voorste plaatsen bewogen.