Handgeschreven ambtelijke notitie of intern advies (concept). 14 oktober 1940 (stempel). te houden. (Waarom? W.H.).

De opdracht tot het inleveren
van volle presentiekaarten is destijds gegeven
nadat een onderzoek naar onregelmatig-
heden bij het toewijzen van vaste plaatsen
de noodzakelijkheid heeft bewezen, dat
het oude materiaal zorgvuldig werd
bewaard. Uiteraard is het archief op
het Hoofdkantoor daartoe de aangewezen
plaats.

Aan de verplichting tot het doen
verifiëren van de namen van vaste
plaatshouders op de presentiekaarten alvorens
deze in gebruik worden genomen wordt
wel voldaan, doch de contrôle zou niet
sluiten, wanneer achteraf niet zou kunnen
nagegaan of de toevoeging van namen
ten rechte is geschied.

Naar mijn mening moet
aan de opdracht tot het inleveren van
onze presentiekaarten worden voldaan, en
zou hoogstens kunnen worden toegestaan,
dat de laatste, volle presentiekaart nog
enige tijd op het marktkantoor blijft
om aldaar geraadpleegd te kunnen worden.

14 OCT. 1940 [Handtekening/Paraaf] Het document betreft een intern geschil of een procedurele verduidelijking over de archivering van 'presentiekaarten'. Uit de tekst valt op te maken dat er in het verleden onregelmatigheden zijn geconstateerd bij het toewijzen van vaste plaatsen (waarschijnlijk standplaatsen op een markt, gezien de referentie naar het "marktkantoor").

De schrijver voert aan dat het essentieel is dat gebruikte kaarten naar het centraal archief op het hoofdkantoor gaan om achteraf te kunnen controleren of namen van plaatshouders wel terecht zijn toegevoegd. Er wordt een compromis voorgesteld: de kaarten moeten uiteindelijk worden ingeleverd, maar de meest recente 'volle' kaart mag tijdelijk op het marktkantoor blijven voor directe raadpleging.

De doorhalingen in de tekst (zoals bij "worden genomen wordt") wijzen erop dat dit een werkdocument of een definitief concept is waarbij de formulering zorgvuldig werd afgewogen. De datum van het document, 14 oktober 1940, plaatst de correspondentie in de eerste maanden van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode bleven veel gemeentelijke en civiele diensten (zoals het Marktwezen) functioneren, maar de administratieve druk en de noodzaak voor strikte controle namen toe.

De afkorting "W.H." in de kanttekening bovenaan ("Waarom? W.H.") verwijst mogelijk naar een leidinggevende of controleur die kritische vragen stelde bij de voorgestelde werkwijze. De term "marktkantoor" suggereert dat dit document afkomstig is uit de administratie van een grote gemeente (zoals Amsterdam, Den Haag of Rotterdam) die toezicht hield op de marktkooplieden en hun vaste standplaatsen.