[In kader linksboven, gedrukt en handgeschreven in zwarte inkt:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 53 / 3 / 1 1942
DOORGEZONDEN: 8/1-'42.

[Bovenaan midden/rechts, potlood/zwarte inkt:]
8/1/42 AB

[Rode inkt:]
53/3/2. M.

[Zwarte inkt:]
opname in brief van
7/1-'42 G

[Paars kleurpotlood:]
niet verschenen
afleggen
20/1-42
SvB

[Onderaan links, gedrukt:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve workflow: Dit document fungeerde als een soort 'routekaart' voor een dossier. De verschillende kleuren inkt duiden op verwerking door verschillende functionarissen of op verschillende momenten. Het oorspronkelijke dossiernummer (53/3/1) is later gekoppeld aan een nieuw kenmerk (53/3/2. M.).
* Verwijzing: De notitie "opname in brief van 7/1-'42 G" geeft aan dat de relevante informatie uit dit dossier is overgenomen in een officiële correspondentie op die datum.
* Besluitvorming: De paarse aantekening vormt het slotstuk van de administratieve handeling. Omdat een verwachte gebeurtenis of persoon "niet verschenen" is, volgt de instructie "afleggen" (archiveren). Dit besluit is genomen op 20 januari 1942 en geparafeerd door de functionaris met de initialen "SvB".
* Datering: De correctie van "193" naar "1942" in het voorgedrukte kader is typerend voor de overgangsperiode waarin oude voorraden briefpapier werden opgebruikt. Het document dateert van de roerige periode januari 1942. In de context van Nederlands-Indië is dit de periode waarin de Japanse aanval op de archipel in volle gang was. De aanduiding "M" verwijst zeer waarschijnlijk naar de Marine of het Departement van Oorlog (Militair). De korte, zakelijke mededeling dat iets of iemand "niet verschenen" is, waarna het dossier wordt gesloten, kan duiden op de ontwrichting van het ambtelijk apparaat of de militaire logistiek door de oorlogsomstandigheden. De drukinformatie linksonder (10.000-10-1937-1016) laat zien dat dit specifieke formulier-model in oktober 1937 in een oplage van 10.000 stuks is gedrukt. M. No