Getypt ambtelijk rapport/adviesbrief met handgeschreven kanttekeningen. De Gemeentelijke Adviseur voor Voedings- en Distributieaangelegenheden en de Directeur van de Centrale Dienst voor de Levensmiddelenvoorziening. [Bovenaan gecentreerd:]
- 2 -

en daarvoor van de hand werd gedaan, zoodat per saldo slechts 360.660 kg of 8% geheel verloren ging.
Het geldelijk nadeel aan onderwicht en rot heeft bedragen f 26.000- waardoor het bedrag aan oploopenden prijs uiteindelijk heeft bedragen rond f 40.000.- Met de slotsom, waartoe de accountantsbij de afdeeling Financien in zijn rapport komt, dat de ingediende nota van het Accountantskantoor Tonino juist is te achten kunnen de ondergeteekenden instemmen. Er zijn verder nog twee punten te behandelen.

[Handgeschreven tekst in de linkermarge bij het eerste punt:]
Mededeeling moet volgens ons contract met hen, dat in dezen betalen

[Daaronder:]
Maar dan moet de mededeeling 1/4 van huur koelhuis aan hen worden betaald. Hoeveel zijn die kosten van uitrapen?

Door de accountantsbij de afdeeling Financien wordt in de voorlaatste alinea van zijn rapport opgemerkt, dat wel de kosten van het opslaan van goederen in de koelruimte door de combinatie zijn betaald casu quo door de gemeente zullen worden betaald - doch dat volgens de regeling ingevolge artikel 40 van het reglement voor het koelhuis, artikel V, deze voor rekening van de exploitant zijn.
Wij geven U in overweging deze zaak verder te behandelen bij den brief, welke U van de zijde van den Directeur van het Marktwezen heeft bereikt d.d. 10 Augustus jl. no.37/16/13 M en waarin deze U de vraag heeft voorgelegd of aan het koelhuis de aangewezen vergoeding voor den opslag moet worden betaald en op welke wijze deze kosten moeten worden gedeclareerd.
Het tweede punt betreft den brief der combinatie d.d. 20 April jl. waarin zij verzoekt een vergoeding te mogen ontvangen voor de geleden schade als gevolg van partijen rot en stek, welke niet meer voor verkoop in aanmerking kunnen komen en waarover zij bij normale verkoop haar grossiersmarge zou hebben verdiend. Zij vraagt een vergoeding van f. 0,50 per 100 kg, zijnde een bedrag minder dan de helft van de normale marge. De accountant stelt voor op dit verzoek niet in te gaan. Formeel heeft hij naar ons oordeel in elk opzicht het gelijk aan zijn kant. Men zou toch het verzoek der combinatie al kunnen afdoen, met het formeel niet te bestrijden antwoord: contract is contract. Wij zouden evenwel in het onderhavige geval in overweging willen geven niet den weg van de formeele redeneering in te slaan doch geheel onverplicht het verzoek der combinatie in te willigen. Een groot bedrag is daarmede gezien het groote belang, dat de Gemeente bij dezen opslag heeft, niet gemoeid namelijk f 481.35.-
De inwilliging van het verzoek kan van de zijde van het Gemeente bestuur tegenover de grossiers-combinatie een gebaar zijn voor de goede wijze waarop zij ook in den verstreken winter den opslag heeft verzorgd.
Indien U met het bovenstaande accoord kunt gaan, geven wij U in overweging te doen bevorderen /de uitbetaling van de aan de grossiers-combinatie toekomende vergoedingen bij Besluit van den Burgemeester worde geregeld.

[Onderaan in de linkermarge:]
√ dat

De Gemeentelijke Adviseur voor De Directeur,
Voedings- en Distributieaangelegenheden,

De Directeur van de Centrale Dienst
v.d. Levensmiddelenvoorziening, Dit document betreft de administratieve en financiële afwikkeling van de voedselvoorziening op gemeentelijk niveau. De kernpunten zijn:
1. Verliesposten: Er is een aanzienlijk verlies geleden (8% van de voorraad, ca. f 40.000,-) door "onderwicht" (natuurlijk gewichtsverlies) en "rot" (bederf).
2. Opslagkosten: Er is een geschil over wie de kosten van het koelhuis moet dragen. Hoewel de regels zeggen dat de exploitant betaalt, zijn deze kosten feitelijk door de "combinatie" (van grossiers) of de gemeente voldaan.
3. Coulance-regeling: De adviseurs stellen voor om de grossiers-combinatie tegemoet te komen voor hun gederfde winst op bedorven goederen (f 481,35), ondanks dat zij hier contractueel geen recht op hebben. Dit wordt voorgesteld als een gebaar van goede wil vanwege hun inzet tijdens de winter.
4. Handgeschreven commentaar: Een beslisser (mogelijk de Burgemeester of een Wethouder) stelt kritische vragen in de kantlijn over de contractuele verplichtingen en specifieke kosten zoals het "uitrapen" (het handmatig sorteren van rotte producten uit de partij). De terminologie ("Voedings- en Distributieaangelegenheden", "Centrale Dienst voor de Levensmiddelenvoorziening") plaatst dit document direct in de context van de naoorlogse wederopbouw in Nederland (ca. 1945-1948). Tijdens en vlak na de Tweede Wereldoorlog was de distributie van schaarse levensmiddelen strak gereguleerd door de overheid via een systeem van distributiekantoren, centrale diensten en erkende grossiers-combinaties. Het document illustreert de complexe financiële verantwoording tussen de private handel (grossiers), de semi-overheidsinstellingen (koelhuizen, marktwezen) en het gemeentebestuur in een tijd van schaarste en strikte bureaucratie.