Getypte brief op officieel briefpapier. 19 juli 1943. No. 48/2/6 M. 1943 30/8
(Handgeschreven notitie rechtsboven, deels onleesbaar: Th. mijthe (?) Th / Ond. ondervakgroep Koel & Vries)

Hm/B.
K '43, '17.

ONDERVAKGROEP KOEL- EN VRIESHUIZEN.
Secretariaat: Javastraat 2, Den Haag.
Tel.: 111994.

's-Gravenhage, 19 Juli 1943.

Aan de Leden der Ondervakgroep Koel- en Vrieshuizen.

Mijne Heeren,

Betr.: Afdeeling Incasso.

Evenals dit bij diverse andere Vak- en Ondervakgroepen als voortzetting der werkzaamheden van oude vereenigingen het geval is, heeft het Bestuur der Ondervakgroep Koel- en Vrieshuizen zich ermede accoord verklaard, dat aan het secretariaat een afdeeling Incasso wordt verbonden. Deze Afdeeling zal staan onder leiding van Mr. E.J. Hamers.

De reeds bestaande Incasso Afdeelingen hebben, op grond van de opgedane ervaringen een kaartsystemen weten op te bouwen met alle gegevens over de financieele omstandigheden van de afnemers der fabrikanten welke in diverse vak- en ondervakgroepen zijn vereenigd. Hierdoor is een speciale documentatie ontstaan, welke van zeer groot belang is. Door het inwinnen van informaties ter plaatse, voorzoover het betreft debiteuren, waarover geen recente gegevens aanwezig zijn, kan worden beoordeeld, of al dan niet tot het nemen van rechtsmaatregelen kan worden overgegaan.

Het spreekt vanzelf, dat voor de Ondervakgroep Koel- en Vrieshuizen een documentatie, als boven beschreven, geheel nieuw zal moeten worden gevormd.

Het is duidelijk, dat een dergelijke documentatie het meest volledig kan worden gevormd, indien zooveel mogelijk leden van de Ondervakgroep Koel- en Vrieshuizen van de incasso-afdeeling gebruik maken, daar op deze wijze het beste overzicht over de credietwaardigheid der afnemers kan worden verkregen.

Wij adviseeren de leden bij het aangaan van nieuwe relaties tot de incasso-afdeeling de vraag te richten, of de firma in kwestie reeds bij de afdeeling bekend is.

Onderstaand hebben wij het genoegen U een exemplaar van onze tarieven te doen toekomen, welke zeer laag zijn, daar het doel niet is het maken van winst, maar het verstrekken van een zoo groot mogelijke service.

Hieraan kan worden toegevoegd, dat wij ernaar streven om de incassokosten zooveel mogelijk op de debiteuren zelf te verhalen. In vele gevallen zal de opdrachtgever derhalve slechts de verschotten (porti e.d.) hebben te voldoen.

Wij wijzen er verder op, dat door onze incasso-afdeeling geen bedrag bij vooruitbetaling wordt geëischt, alvorens de incasso-opdrachten worden ter hand genomen.

Voor iedere vordering dient gebruik gemaakt te worden van een afzonderlijk opdrachtformulier, onder bijvoeging van een copie-factuur.

Wij hopen, dat U in voorkomende gevallen van deze Incasso-afdeeling gebruik zult maken en teekenen inmiddels,

Hoogachtend,

Het Secretariaat van de Ondervakgroep Koel- en Vrieshuizen.

(Handtekening)

(Mr. G.L. van der Jagt)

z.o.z.

--- * Doel van de brief: Het informeren van de leden over de nieuwe centrale incasso- en informatiedienst. Het doel is tweeledig: het innen van openstaande vorderingen en het opbouwen van een database om de kredietwaardigheid van klanten te kunnen toetsen.
* Efficiëntie en schaalvoordeel: De brief benadrukt dat een centraal kaartsysteem alleen effectief is als alle leden hun gegevens en opdrachten delen. Er wordt gewezen op de lage kosten (geen winstoogmerk, enkel dekking van verschotten).
* Juridische context: De afdeling staat onder leiding van een meester in de rechten (Mr. E.J. Hamers), wat duidt op een geprofessionaliseerde, juridische aanpak van wanbetalers.
* Administratieve details: Men werkt met vaste formulieren en bewijsstukken (copie-factuur), wat duidt op een vroege vorm van gestandaardiseerde zakelijke informatieverwerking. * Tweede Wereldoorlog: De datum (juli 1943) plaatst dit document midden in de Duitse bezetting van Nederland.
* Gleichschaltung (Gelijkschakeling): De term "Ondervakgroep" is kenmerkend voor de herstructurering van het Nederlandse bedrijfsleven onder toezicht van de bezetter. Oude, vrije ondernemersverenigingen werden verplicht opgeheven en vervangen door een hiërarchische structuur van Vakgroepen en Ondervakgroepen (vallende onder de Organisatiecommissie voor het Bedrijfsleven).
* Economische controle: Hoewel de brief over een praktische zakelijke dienst gaat (incasso), past het centraliseren van financiële gegevens van bedrijven en afnemers in de bredere trend van de bezettingsjaren om meer grip en controle op de economische stromen te krijgen.
* Schaarsheid: De tekst is getypt op dun papier (doorslagpapier), waarbij de tekst van de achterzijde doorschemert. Dit was gebruikelijk in oorlogstijd vanwege papierschaarste.