Handgeschreven ambtelijke notitie of briefconcept op een voorgedrukt formulier. [Kader linksboven, gedrukt en handgeschreven invulling]
B IJ B L A D V A N :
M. No. 20 / 9 / 1 1940
DOORGEZONDEN: 16 / 2 - '40

[Rechtsboven, handgeschreven in rood/bruin potlood]
20 / 9 / 2 M

[Centrale tekst, handgeschreven]
Naar aanl. v. Uw brief d.d.
14 deser bericht ik U, dat ik
bereid ben Uw Dagelijksch Bestuur te ontvangen
op Dinsdag 27 Feb. a.s. des v.m.
11 1/2 uur!

20-2-'40
[Paraaf, mogelijk "mp"]
[Initialen, mogelijk "DJ"]

[Linksonder, gedrukte code]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een formele bevestiging van een afspraak. De afzender reageert op een schrijven van 14 februari 1940 ("14 deser") en stemt in met een ontvangst van het "Dagelijksch Bestuur" (waarschijnlijk van een gemeente, vereniging of overheidsinstantie). De afspraak wordt vastgelegd op dinsdag 27 februari 1940 om 11:30 uur ('s ochtends).

Het gebruik van "Model No. 14" van "Alg. Zaken" wijst op een gestandaardiseerde administratieve werkwijze binnen de Nederlandse overheid of een grotere semi-overheidsinstelling in die periode. De codes in de linkerbovenhoek en rechtsboven suggereren een complex archiefsysteem waarbij stukken aan elkaar gerelateerd zijn (bijblad). De datum van het document, februari 1940, plaatst deze correspondentie in de periode van de "Schemeroorlog" (Phoney War). Nederland was op dat moment nog neutraal, maar de mobilisatie was in volle gang en de spanningen in Europa waren hoog. Desondanks ging de dagelijkse administratieve gang van zaken, zoals het plannen van vergaderingen met dagelijkse besturen, gewoon door. De verwijzing naar "des v.m." (des voormiddags) is een typerend formeel taalgebruik voor die tijd. De drukinformatie onderaan toont aan dat dit type formulieren reeds in 1937 in grote oplage (10.000 stuks) was besteld voor algemeen gebruik. M. No M. No