Instructiebrief/circulaire betreffende het invullen van formulieren voor motorvoertuigen. Verwijst naar de toestand per 1 januari 1943 (midden in de Tweede Wereldoorlog). De Stadsingenieur, Voorzitter Kleine Benzinecommissie. Vraag 18a. Bedoeld is het aantal cylinders en de cylinderinhoud van der motor.

Ontvangst-
bewijs: Datum niet invullen. Verzoeke in den rechterbovenhoek te vermelden: naam van Dienst/Bedrijf en provinciaal kenteeken motorvoertuig.

Vraag 22. Reservebanden: niet invullen.

Vraag 23. Beantwoorden naar toestand per 1 Januari 1943.

Vraag 25. Voor door den Luchtbeschermingsdienst in beslag genomen auto's dient m.i. als volgt te worden gehandeld.
Een auto, welke normaal in gebruik is bij een anderen Dienst of andere firma, behoort door dien Dienst of die firma te worden aangemeld.
Indien de Luchtbeschermingsdienst een auto rechtstreeks onder zijn beheer heeft (daarvan als "houder" kan worden beschouwd), dan dient de opgave door den Luchtbescher-mingsdienst te geschieden.

Het is mij niet geheel bekend, hoe de opgave "Betr. onderdeelen en toebehooren" dient te worden opgevat. Ik heb den indruk, dat het de bedoeling is, dat voor de Gemeentelijke Diensten en Bedrijven de onderdeelen, benoodigd voor het normale dagelijksche bedrijf, buiten de opgave kunnen vallen. Alleen voor het geval, dat U, het-zij een buitensporig grooten voorraad van bepaalde onderdeelen mocht hebben, hetzij speciale onderdeelen of toebehooren mocht be-zitten, welke thans of in de naaste toekomst niet gebruikt zullen worden, zou opgave moeten worden gedaan.

De vraag, hoeveel brandstof, zooals benzine, enz. in Uw be-zit is, kunt U beantwoorden met een streep.

De Stadsingenieur,
Voorzitter Kleine Benzinecommissie,

[Handtekening: W. Keemoker]

Schr. P.W., Asd. Dit document bevat aanvullende instructies voor het invullen van een vragenlijst of inventarisatieformulier met betrekking tot motorvoertuigen, onderdelen en brandstof. De instructies zijn zeer specifiek:
1. Technische gegevens: Verduidelijking over cilinderinhoud.
2. Administratieve details: Instructies over wat niet ingevuld moet worden (datum op ontvangstbewijs, reservebanden) en hoe de afzender geïdentificeerd moet worden.
3. Verantwoordelijkheid: Er wordt een onderscheid gemaakt tussen wie een voertuig moet opgeven: de normale gebruiker of de Luchtbeschermingsdienst (LBD) als deze het voertuig in beheer heeft.
4. Voorraden: Men probeert te voorkomen dat de reguliere werkvoorraad van technische diensten wordt opgegeven; de focus ligt op "buitensporig grote" voorraden of ongebruikte onderdelen.
5. Brandstof: Opvallend is dat de voorraad brandstof niet gespecificeerd hoeft te worden (beantwoorden met een streep), wat kan duiden op een andere vorm van registratie of een poging om bezit buiten de officiële cijfers te houden. De brief dateert uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland (1943). In deze periode was er een nijpend tekort aan grondstoffen, rubber (banden) en brandstof. Alles wat met gemotoriseerd vervoer te maken had, stond onder streng toezicht van de bezetter en de lokale overheden.

De "Kleine Benzinecommissie" was verantwoordelijk voor de distributie en rantsoenering van de schaarse brandstof binnen de gemeente. De Luchtbeschermingsdienst (LBD) was een civiele organisatie die hulp bood bij bombardementen en was een van de weinige diensten die nog over voertuigen mocht beschikken. De inventarisatie waar deze brief naar verwijst, was waarschijnlijk bedoeld om een totaaloverzicht te krijgen van alle nog beschikbare transportmiddelen en onderdelen in de stad, mogelijk ten behoeve van vordering door de bezetter of voor strikte rantsoenering. W. Keemoker