Getypt uittreksel (extract) van een officieel besluit. 3. ter kennis te brengen van de hoofden der diensttakken, dat, indien ambtenaren of werklieden volgens de gegeven voorschriften aanspraak kunnen maken op toekenning van een getuigschrift, dit getuigschrift ook steeds dient te worden uitgereikt.

Afschrift van dit besluit zal worden gegeven aan alle afdelingen der Gemeentesecretarie (waarvan Arbeidszaken 10 stuks), het Bureau Gemeentesecretaris (5 stuks), den Gemeente-ontvanger en het Pensioenbureau.

Voor eensluidend extract,
de Gemeentesecretaris,
(get.) J. F. FRANKEN

C.S.Stadhuis,
A'dam 8-143
No. 6 .......... * Inhoud: Het document betreft een administratieve instructie. Punt 3 van een groter besluit stelt vast dat het verstrekken van een getuigschrift geen gunst is, maar een verplichting ("dient te worden uitgereikt") wanneer een medewerker daar volgens de regels recht op heeft.
* Vorm: Het is een "eensluidend extract", wat betekent dat dit een letterlijke kopie is van een specifiek onderdeel uit een groter besluitregister of notulenboek.
* Distributie: De lijst met afdelingen (Arbeidszaken, Pensioenbureau, etc.) toont aan dat dit besluit impact had op de gehele gemeentelijke organisatie en de personeelsadministratie.
* Staat van het document: Het betreft een doorslag of een getypte kopie op dun papier. De tekst op de achterzijde schijnt door (spiegelbeeld), wat wijst op een tweezijdig beschreven vel of een zeer dunne papiersoort (velijnpapier). Dit document stamt uit de periode dat de Gemeente Amsterdam haar ambtelijke procedures formaliseerde (vermoedelijk midden 20e eeuw, gezien het taalgebruik zoals "werklieden" en de spelling "den"). J.F. Franken was een bekende functionaris binnen de Amsterdamse gemeentesecretarie. De instructie getuigt van een toenemende rechtszekerheid voor gemeentepersoneel: als men aan de voorwaarden voldeed, had men recht op de formele erkenning van de werkzaamheden middels een getuigschrift, wat essentieel was voor verdere carrièrestappen of pensioenopbouw.